Bei Behörden und öffentlichen Stellen besteht gemäß Artikel 37 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die Pflicht zur Benennung eines Behördlichen Datenschutzbeauftragten. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind zu veröffentlichen und der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Baden-Württemberg der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit -LfDI-) mitzuteilen.

Der Aufgabenkatalog eines behördlichen Datenschutzbeauftragten wird in Artikel 39 DSGVO definiert. Dieser umfasst im Wesentlichen die Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen und der Beschäftigten innerhalb der Behörde über ihre Pflichten gemäß der DSGVO und allen weiteren Datenschutzvorschriften. Auch die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und die Strategie des Verantwortlichen zum Schutz von personenbezogenen Daten fallen in den Aufgabenbereich eines Datenschutzbeauftragten. Außerdem obliegt dem Datenschutzbeauftragten die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.

Der Datenschutzbeauftragte ist auch Ansprechpartner für Betroffene innerhalb oder außerhalb der Behörde. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich ebenso wie Kunden oder Antragsteller oder sonstige betroffene Personen an ihn wenden. Sofern sich Betroffene vertraulich an ihn wenden, hat er geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit zu wahren und darf Informationen nicht gegenüber dem Verantwortlichen offenbaren.

Betroffene haben den Anspruch, dass die Eingabe bearbeitet wird. Dazu gehört die Entgegennahme, sachliche Prüfung und Beantwortung. Es besteht aber kein Rechtsanspruch auf bestimmte rechtliche oder tatsächliche Feststellungen oder die Vornahme bestimmter Prüfungen oder Handlungen. Der Datenschutzbeauftragte wird hier in einer Bratungs- und Hilfefunktion tätig (Art. 38 Abs. 4 DSGVO).

Eine Datenschutzbeschwerde (z. B. über die Verletzung durch eine öffentliche Stelle bei der Verarbeitung personenbezogener Daten) kann bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (-LfDI-) gestellt werden.